Може ли мање састанака преокренути тихо одустајање? Истраживање каже 'да'

Према Нова студија из софтверске фирме Оттер.аи и Универзитета Северне Каролине у Шарлоту. Учесници су изјавили да имају превише састанака у својим календарима, због чега се осећају „изнервирано“ и „фрустрирано“.

У другим вестима...вода јесте мокар.

Интерни састанци су били бодљикава област више од једне деценије, али полуга коју имају запослени усред масовне оставке треба да мотивише лидере да преиспитају овај аспект своје организације. Као стручњак за радно место са неколико књига и а ТЕД говори на поједностављењу, „нулти састанци” је био мој поклич већ годинама.

РЕКЛАМА

Кроз процес истраживања Зашто једноставно побеђује, открио сам да сложеност радног места потиче из два извора: саме организације поједини запослени. Организациона сложеност се односи на индустријске прописе, као и на број људи, корака, одлука и тачака података потребних да се уради нешто значајно у вашој компанији. На пример, број одобрења у вашем процесу запошљавања или захтеви усклађености за управљање подацима потрошача у Великој Британији или Јужној Кореји.

Индивидуална сложеност се, с друге стране, односи на бирократију коју је створила једна особа или једна организација. Пример из стварног света је онај потпредседник који одржава петочасовни недељни састанак или пословна јединица са посебном вештином за ПоверПоинтс који садржи 200 и више слајдова.

У вашој компанији, састанци су под утицајем организационе културе, као и појединаца који их воде и присуствују. Да бисте искоренили сложеност на састанцима које водите или присуствујете, одговорите на следећих шест изјава са „Доследно“, „Понекад“, „Ретко“ или „Никад“.

РЕКЛАМА

1. Проводим 20% или мање свог времена сваке недеље на непродуктивним састанцима/позивима.

2. Радим/охрабрујем свој тим да ради имајући на уму поједностављење.

3. Састанци које водим почињу и завршавају се на време.

4. Састанци у мојој организацији имају јасну сврху и дневни ред.

5. На састанке којима присуствујем позвани су само кључни људи.

6. Осећам се пријатно када одбијам позиве за састанке или делегирам присуство неком другом.

РЕКЛАМА

Израчунајте свој укупан износ користећи следећу таблицу резултата за сваки одговор:

· Конзистентно = 0

· Понекад = 1 бод

· Ретко = 2 бода

· Никад = 3 бода

Ако сте израчунали 1 до 4 бода, потражите могућности да поједноставите састанке у вашој организацији. Тренутно је овај аспект ваше свакодневице функционалан, али барем један одговор „Никад“ или „Ретко“ ствара сложеност. Испитајте то подручје и исправите курс сада да бисте избегли контаминацију у другим аспектима пословања.

РЕКЛАМА

Ако је ваш укупни износ 5 до 9 бода, састанци у вашој организацији показују симптоме сложености и ако их не означите, вероватно ће се проширити на друге аспекте операција. Размислите о томе да одмах извршите ревизију састанка како бисте утврдили који састанци су вредни — а који треба бацити у ватрено језеро.

Ако сте постигли гол 10 до 14 бода, састанци су главни извор сложености. Вероватно је да проблем превазилази вашу организацију и да се протеже на целу компанију. Са сложеношћу која утиче на све, од састанака о статусу и сесија за размишљање до планирања и доношења одлука, ваша компанија је вероватно заглављена у првој брзини на више фронтова.

Коначно, ако сте израчунали збир од КСНУМКС или више, састанци су достигли опасне нивое сложености. Иако се ресурси компаније троше алармантном брзином, запослени су прихватили статус куо. Људи су помирени са менталитетом тихог одустајања или активно покушавају да саботирају агенте промене. У сваком случају, стање ваших састанака захтева хитну пажњу.

РЕКЛАМА

Сада поделите шест изјава и дијагнозу са својим тимовима и замолите их да генеришу вероватне разлоге зашто је сложеност отела састанке — и понудите идеје за поједностављење. Закажите сесију да бисте разговарали о разлозима и решењима, која би требало да буду снимљена на белој табли.

Након расправе о изводљивости решења, гласајте о томе која три одмах применити - и урадите то. Примери решења могу укључивати „ограничавање састанака на осам или мање учесника“ или „сваки позив на састанак мора да садржи дневни ред“ и „посвећеност петком без састанака“. Да бисте спречили повратак на уобичајени посао, размислите о креирању мантре састанка са овим очекивањима и поделите је са целом компанијом.

Ако треба да потврдите овај нови приступ већем пословању, укључите подсетник да су састанци скупи. Смањење или елиминисање непотребних састанака не само да ће побољшати морал запослених и повећати задржавање, већ ће такође помаже организацијама да драстично смање трошкове. За компаније са 100 запослених, уштеде су око 2.5 милиона долара годишње, а за компаније од 5000, цифра се повећава на више од 100 милиона долара.

РЕКЛАМА

Испитивање начина на који се састанци одржавају у вашој организацији — и елиминисање оних који су наџивели своју корисност — може помоћи да се задрже запослени и усмере пословање ка већој продуктивности. Охрабрите свој тим да одбије било који састанак без јасне сврхе, доносиоца одлука или дневног реда и наградите запослене који доследно показују храброст у овој области. Наставите да испитујете нове састанке и поједноставите тренутне састанке и бићете сведоци померања од тихог напуштања ка паметнијем и једноставнијем начину рада.