За ефикасан тон комуникације (изненађење!) Најважнији: 5 стратегија за ефикасност

Знате да је комуникација кључна за ваш кредибилитет и ефикасност, али као и многе ствари у последњих неколико година, њена важност је повећана и њена природа се променила. Са хибридним и даљинским радом, удаљеност ствара потребу за комуникацијом на нове начине и са већим нагласком на писању и асинхроним приступима.

Занимљиво, комуникација доприноси менталном здрављу, инклузивност, самопоуздање, задржавање и култура. И истиче се један елемент комуникације: тон. Начин на који је ваша порука уоквирена и како је примаоци перципирају може учинити сву разлику у вашем и њиховом успеху.

Комуникација смањује удаљеност

Нове могућности да радити ван канцеларије, са удаљених локација и са удаљености су истакли утицаје комуникације. Према новим подацима из Граммарли и Харрис Полл, 82% радника знања каже да рад на даљину повећава потребу за бољим комуникатором.

Поред тога, људи се боре да остану повезани са колегама, а 45% запослених каже да су њихове личне везе патиле због хибридног рада. Ово искуство варира од генерације до генерације, при чему 59% генерације З, 48% миленијалаца, 45% генерације Кс и 28% беби бумера кажу исто.

Чак 62% радника каже да су неопходне боље комуникацијске вештине да би се неговала различитост и инклузија. Ово посебно важи за 75% радника који се идентификују као неуродивергентни—који наводе да је неефикасна комуникација препрека укључивању, док се само 64% ​​неуротипичних испитаника слаже. А 77% оних којима је енглески други језик (ЕСЛ) наводи да је неефикасна комуникација препрека у поређењу са 68% оних којима је енглески примарни језик.

Али одлична комуникација такође ствара позитивно радно искуство са 52% радника који кажу да асинхрона комуникација чини њихов посао флексибилнијим, 42% наводи да су продуктивнији, а 34% каже да осећају већи осећај укључености. Поред тога, ефикасна комуникација се види као разлог за повећање задовољства послом за 56% испитаника и побољшање односа са колегама за 54%.

Тон и самопоуздање

Постоји много фактора у ефикасној комуникацији – од садржаја и тона до емпатије, начина и платформе – али изгледа да је тон посебно критичан. У ствари, 53% радника знања каже да је тон важнији од садржаја комуникације. Али 71% има потешкоћа са одабиром правих речи како би избегли да увреде друге, а 56% се осећа несигурно да пронађе прави тон за своју комуникацију.

Тон има значајан утицај на то колико добро људи раде заједно. Ако комуникација има позитиван тон,

• 62% брже одговара
• 57% више одговара на будуће захтеве
• 48% се бави проблемом или ради квалитетније
• А 59% позитивније доживљава пошиљаоца

За оне који су у различитим канцеларијама у САД, или у различитим канцеларијама ван САД или који су потпуно удаљени, сваки од ових процената се повећава између 3% и 11%.

Креирање правог тона

Проналажење правог тона је деликатан процес и фина мешавина различитих елемената комуникације. Ево како да постигнете прави баланс.

# 1 – Будите пословни, али пријатељски расположени

Један од првих начина да пронађете прави тон је да будете пословни, али и пријатељски расположени. Мораћете да усавршите овај приступ за своју културу и своју улогу, али генерално, људи више цене поздрав него да зароне директно у ваш садржај. И коментар попут „Надам се да си добро“ или а кратка потврда о времену или годишњем добу може да обезбеди позитивну писту за пословну размену.

Желите да будете кратки, а посебно да користите ове тактике у првој поруци која отвара тему. Али тада ћете желети да будете фокусирани на посао који имате при руци, а да не будете превише формални. Упоредите своју најбољу комуникацију са пословном лежерном гардеробом у којој се не појављујете у трениркама, али нисте ни у троделном оделу. Фокусирани сте на резултате које треба да постигнете, али са позитивним гласом.

# 2 - Будите самоуверени, али не арогантни

У комуникацији ћете бити најефикаснији када уравнотежите самопоуздање и понизност. Будите јасни и имајте своју тачку гледишта, али и тражите допринос када је то прикладно. Својим тоном дајте до знања пошиљаоцу да имате своје перспективе, али и да цените њихове, знајући да немате све одговоре.

# 3 - Будите концизни, али не кратки

Желећете да пређете на суштину ваше пословне комуникације, али избегавајте да будете кратки или груби. Наведите контекст и немојте претпостављати да људи знају позадину ваше комуникације – осим ако нисте сигурни да знају. Уредите своју комуникацију пре него што пошаљете како бисте пружили довољно детаља без преоптерећења читаоца.

Такође будите јасни о томе шта тражите. Размислите о томе да пређете на ствар рано у свом саопштењу, а затим наведете више детаља или позадину у последњем делу поруке.

Понекад је оно што не укључите једнако важно као и оно што радите — зато будите селективни у погледу онога што говорите и укључите најкритичније елементе садржаја. Поред тога, немојте претерано користити писану реч. Ако је за читање писмене поруке потребно више од пет минута, ако садржи више од пет поена или захтева више од пет волеја, вероватно је боље као брзи позив или вербална размена.

# 4 - Будите убедљиви, али не емотивни

Када се осећате страствено у вези са неком темом или ако сте љути или фрустрирани, будите посебно пажљиви са својим одговором. Желећете да будете убедљиви у аргументацији за нешто када је ситуација исправна, али избегавајте да будете одбрамбени, емоционални или љути у твом тону. Ако се осећате посебно напуњено, размислите о томе да сачекате неколико сати пре него што притиснете „пошаљи“ или чак да спавате на њој пре него што покренете белешку.

# 5 – Будите аутентични, али не непажљиви

Највише од свега, пожелећете да будете сами у својој комуникацији — у исто време сте пажљиви на оно што ће највише утицати на примаоце ваше комуникације. За некога ко је веома вођен подацима, желећете да представите доказе, или за неког осетљивијег можете потрошити додатну реченицу на линији за загревање. Али не претерујте и урадите уверите се да сте аутентични. Размислите како ће ваша комуникација бити примљена и како прималац највише воли да чује и најбоље разуме информације.

То је чудо

Одлична комуникација може изградити односе и повећате свој кредибилитет, али се суочавате са много препрека. Користите реч коју неко други тумачи негативно. Намеравате тон који прималац погрешно прочита. Ви одлажете свој одговор, а ваш колега прави погрешне претпоставке о томе зашто сте то урадили. А са писаном комуникацијом, недостају вам сви трагови и знакови који су невербални. Право је чудо да уопште можемо да комуницирамо када размишљате о препрекама.

Али намјерност помаже. Када одвојите време да добро комуницирате, узмете у обзир своју публику и такође поново прочитате и уредите, пожњети ћете предности.

Поред тога, када сте прималац комуникације, можете дати и пошиљаоцу корист од сумње—знајући препреке, можете гледати даље од дословних речи и слушати позитивне намере.

Намера није исто што и утицај

Чули сте да намера нема једнак утицај, а то је посебно тачно за писмену комуникацију, асинхрону комуникацију и комуникацију на даљину. Али вреди се потрудити како бисте могли да градите односе, да развијете свој кредибилитет и да бриљантно успете у свом послу.